降低工作“水位”，暴露浪费礁石

丰田公司用一个强有力的比喻来说明自己的改善方式，即讨论在生产流程中“降低水位”来暴露隐藏在水面下的礁石。降低流程中的资源(时间、资金、库存)，即降低水位，暴露出生产中隐藏的成本和浪费。只有通过显露这些礁石，你才能改善流程和减少浪费。

你的关键资源就是时间，安排太多的时间来做工作掩盖了流程中的浪费和无效。

当然，大部分人会否认他们用了太多时间在工作上。不是太多人会参加喝马天尼酒的商务午餐或者准时下午5:00下班。平均来说，美国人只用掉79%的休假时间，而且有24%的人在休假时会查看电子邮件和语音邮件。加上使用手机和黑幕手机时的日日夜夜和周末，看起来工作就像滔滔不绝的洪流。

但是，问题来了。你的手机、智能手机和平常以及周末加班的意愿都是问题的一部分，而不是解决办法。这违反直觉，却是事实。

我已经听到你们在说，“如果不带上智能手机，如果在周末不加班几个小时，我就不能掌控需要做的每一件事工作淹没，甚至被炒掉。”

事实上，如果少分配一些时间在工作上，你能更快地完成，因为你会被迫更快地去做。帕金森定律(Parkinson' s Law)中的工作会自行扩展到所分配的时间用完为止的论述，确认了这个人类天性中的不幸现实。如果认为这条定律对你不适用，看看我讲的休假悖论：在平常的工作日，你似乎从来有忙不完的工作，但是在休假前的几天，你总能努力做完当天的工作，外加一堆快要烂在案头的陈年旧账。

到底怎么回事?这并没有什么秘密。当时间短缺时，你会放低姿态和工作得更有效率，减少工作流程中的浪费来完成任务。因为明天就要飞赴阿斯彭滑雪圣地(Aspen)或者阿姆斯特丹(Amsterdam)，所以你已别无选择。

但是，回到丰田的类比，当时间水位很高时，你不会有减少无效率的需求。当你可在办公室多留1个小时或者在周末去做时，为什么烦恼怎样消除工作习惯中的浪费呢?这就是生活在7天24小时开着智能手机、乐于周末加班和放弃休假的极坏一面，你通过增加完成工作的时间而有效地提高了水位。

当工厂里没有零件库存来掩饰生产中的问题时，会促使工人们解决生产流程的问题。削减工作时间后，会促使你解决工流程中无效率的根本原因。

更进一步，平常或周末加班的需要应该引发对工作流程的分析。如果你已经成功地一周只工作45个小时而能把工作做好，那么当突然升高到55个小时时，就不要只是被动地接受“事情变繁忙了”。相反，你要分析增长的原因。这可能来源于你做事方法的改变。又或者公司某处的改变让流程变慢了，此时你要找到临时措施来应对这种改变。

当然，不存在一个你应该工作多长的正确数字。但按照持续改善的精神，你应该致力于减少用于完成工作的时间资源。限制投入将促使你寻找创造性的方法去减少工作时间。正如若松义人(Yoshihito Wakamatsu)在《丰田的智慧:大野耐一十诫》(The Toyota Mindset: The Ten Commandments of Taiichi Ohna)一书中提到:与其说“买更多的机器可以解决问题”，不如说“我们如何用同样数量的机器解决问题，与其说“如果有更多预算，我们可以成长X%“，不如说“在同样的预算下，我们如何能成长X%”。

作为工作流程改善的一部分，先尝试减少一些特定工作的时间。能否把每周的员工会议从60分钟降低到45分钟?能否每周有一天提早30分钟离开办公室?能否每天少花15分钟处理电子邮件?能否减少你要制作或阅读的报告数量?

正如精益思想一样，降低水位的概念暴露了问题，然后促使你马上面对它们。花更少的时间在这些活动上，或者更少的时间在办公室，你将发现并消除工作方式中的浪费，空出更多时间用于客户需要的有附加价值的工作。

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