用及时正确的资料输入来管理成本差异

实际案例

个案公司的产线，某天原来预计生产1,000个产品，它应该只能领105公斤的原料、要用六个小时的人工，以及用六个小时的机器工时等等的标准生产该产品。

结果结工单输入的资料却显示：超领20公斤原料，成为使用125公斤完成这张工单。真的有入库1,000个良品，但是不良品却不见了。原本人工工时预计标准是6小时，现在变成9小时，实际机器工时却是8小时。

公司内ERP的标准成本计算，一开始是由RD部门直接测量实际生产的时间与数量输入BOM表上所产生，后续则由工程部门做资料的维护，财务部门根据生产单位结转的资料就会自动抛转出公司的损益表跟资产负债表。

此工单的实际成本最后会跟标准成本做比较，累积成“差异”，例如：125公斤的材料费(单价)是由采购系统上采购金额上自动换算出来的金额，这是原料的计算方式，比较没有大问题，大的问题是如何管理超领的数量。

常见的状况是：工厂每天下班前让人员输入生产数目及报工，报工包含人工时及机器工时的数字。当这个人工输入的数字，被输入ERP系统以后就会被自动抛转出来一个成本数字(实际成本)，包含标准成本跟差异。

这个实际成本跟标准成本之间的差异就是所谓的成本差异，因为它是工厂累积一整个月的资料输入经由财务单位结算所产生的结果，不利差异(负差异)或是有利差异(正差异)越高也可以将之视为管理无效的成果。有效的管理是目标设定可以有效达成。

个案公司每个月平均的不利差异(包含材料成本，人工成本与制造费用)都将近600万元左右。累积一年左右的差异将近7,200万元左右。这个数字严重影响到公司财报上的预估(见注一)，因为每一季必须发布财报预测。它必须要被确实管理来降低差异增进效率。

数据收集场景

为了让管理差异得以进行，及时与正确的输入每一张工单的生产实际数据，对于管理差异有着非常大的功用。但是这个看似简单的工作实际在产线是如何被完成的呢？提供几个大家应该不陌生的场景：

1、写回忆录式：<场景>经过一天忙碌的工作，在最后交接当天工作状况，有些公司要求班组级的一线干部填写生产日报，于是下班前最后几分钟，以回忆的方式记录每张工单生产数据。

2.、按时服药式：<场景>在产线的某些位置(一般是线边或是线尾)，设立信息看板，大概在每个小时(或是定义特定时段)进行生产状况的记录，像吃药一样，记得就吃，忘记也不意外，想到了就补记一下。

3、凑凑数据式：<场景>财务部门或是主管要求结清工单了，赶快清点一下手上的工单和物料，编凑一些数字把每张工单的栏位都填好，数量都对上了，赶快交差。

很熟悉吧！如果类似的场景发生在你服务的企业，可以推论出目前的成本管理还很粗放，实际上经由正确且及时的工单数据掌握，不仅仅是把成本差异管理起来，更是直接将现场改善的成果与成本联结起来的最佳途径。

工单数据与未来趋势

当然，一张工单要记录的信息其实不少，特别在市场需求的趋势正在往少量多样的型态转变，工单信息除了产品料号、加工途程(Routing)与加工方式等制程信息外，至少应该要包含以下内容：

1. 产品数量：

i. 产品/零件投入数量(领入数/超领数)

ii. 产品/零件入库数量(良品/不良品/待判品/报废品)

2. 工时：(包含站内重工)

i. 工单开始时间(计划/实际)

ii. 工单完工时间(计划/实际)

iii. 人工工时投入(计划/实际)

iv. 设备工时投入(计划/实际)

因此，相当多的企业，已经开始选择以MES这样的信息系统来协助进行工单数据的撷取与完善，一方面降低人员的数据收集负担，另一方面其实是让这个精确度要求高而价值度低的工作可以由系统(自动化)来取代。除此之外，前面提到透过差异管理来启动改善活动，当系统以及时的方式在记录工单的全过程，异常的发生也从事后检讨提前到即时的排除，甚至透过趋势数据分析产生预测的功能，改善工作的场景也跨到了及时的生产现场。所以成本的差异管理效率就大幅的提前了！

注一：

预估是管理上类似一个目标设定的概念，在这个案例上，当设定了标准成本，当然“预估”可以依标准来实现，结果每月产生了近1000万的差异，重要的是如何掌握发生差异的原因，并且有效的管理差异，而不是一味地调整目标，使差异消失。

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