“精益思想”在企业信息管理中的应用

信息和信息管理系统是高度依赖知识的现代型企业高效运作的关键因素。从企业的角度来看，信息管理的目的是确保获得有价值的信息并在最大范围内使用。信息管理的活动涉及收集、整理、处理、存储、传递与应用。在这些要素中，“收集、整理、处理”以及“存储、传递与应用”是使有价值的信息流向最终使用者，而且在整个过程中需要有效地运作，最大限度地减少浪费。 

  对于日益依赖信息的企业来说，改善信息管理水平能显著地提高企业各方面的营运优势，特别是工作效率、竞争力和灵活性。这些改善一般包含扩大信息管理的数量、升级（或新的）信息管理系统。这些系统一般都基于标准、语言和程序，包含各种各样的工具和方法来支持具体的信息管理活动。现代企业中会应用大量不同的系统，如财务系统、工资支付系统、客户关系管理系统（CRM）、产品数据管理系统（PDM）和存货管理系统等。这些信息系统（或企业自行开发的应用软件）需要和企业完全吻合，并且高效、灵活。但是，如果这些信息管理系统与企业（或企业现有系统硬件）不吻合，会对企业运作带来明显的不利影响。为了减少这种不利的影响。目前有很多的方法和工具来整合信息系统，评估系统的符合性、适合性、满意度。但是很少有专注于提高整个系统或硬件效率和灵活性的特定的技术。   精益思想应用广泛，适用于任何系统或过程来确定最需要改进的位置，并加以改善。精益的思想原则包括减少浪费和确定价值流，这非常符合早期信息管理的概念模型。成功实施精益管理的基础是：确定价值、理解流程和浪费的特点。在制造和生产领域.实物的浪费能被很好地理解和发现，然而在信息管理的领域就不是那么清楚和容易被发现了。因此，在信息管理的过程中应用精益思想的关键就是要完善对信息管理方面浪费的理解。   

1、精益思想 

“精益”的概念最先由Womaek Jones和Roos提出，用来描述日本汽车厂商的生产哲学和经验，特别是丰田公司的生产体系（TPS）。更准确地说，它是一种持续过程改善的理念，一种以改善为目标的工具和方法。事实上，这种理念包括减少浪费、不必要的过程和连接所有创造价值的工序。“精益”最初的概念更为宽泛，包含5个基本原则：确定价值——以最终客户的角度来精确地定义价值，即在特定的时期提供具备特定功能的特定产品；识别价值流——识别某种产品或某个系列的产品的整个价值流并减少浪费；让价值流动——与客户同步生产，连续生产而非批量生产，消除工序问的排队与等待；顾客驱动价值——按需生产。只在客户需求的时候制造产品；追求完美——持续改进、消除浪费，直到浪费不再被发现。 

  在制造业中，精益理念依赖于准确的定义和消除浪费。为了达到目标和实施各种精益工具，首先必须理解“浪费”这个最基本的概念。一般生产工艺的精益变革如改善、快速切换、6Sigma都是为了在某一具体的领域消除浪费、持续。   

2、精益思想和信息管理

一般来说。精益思想特别是消除浪费和追求完美的理念能被应用于任何系统，来满足顾客、用户和消费者的需求。这些理念对于信息管理和信息管理体系也是非常适用的。因为信息管理的过程和工作就是增加信息的价值。下图为信息管理系统的流程和价值流模型。

在信息管理中，浪费的概念可以理解为：由于没有及时地为用户提供足量、适当、准确和最新信息而产生的额外动作或等待。这种理解类似于生产领域精益思想的原则。因此，在信息管理中精益思想可以定义为：识别和专注于改进信息管理的各个方面，消除浪费，改进价值流。和生产制造领域一样，这些改善可以带来过程（信息管理）和产品（信息）的效率、生产率和质量的提升。所有这些都有助于企业开展核心业务和保持长期竞争力。   

3、精益信息管理的原则 

为了精益管理的思想能够在信息管理中顺利应用，分析和研究精益信息管理的基本原则是十分必要的。精益信息管理的基本原则见表1。

3.1价值 

价值是指能增加企业产品或服务的价值并传递给最终用户的行为。从信息管理的角度来看，它能够为用户提供有价值的信息的系统功能，信息的最终用户就是系统的“顾客”，它需要有价值的信息。信息管理的顾客与企业的最终客户存在巨大差异。企业需要管理的信息有３种等级，首先是国家法规和监管要求管理的信息，其次是企业进行有效管理和运作的必要信息，再次是支持企业核心竞争力和企业生产（或服务）的具体过程的信息。每种等级的信息都有很多的明确数据、背景资料和原始资料。每种等级的信息对于企业都有不同的价值。

所以，识别和定义价值需要相关利害关系方参与、详细评估、企业信息需求审计和深入的讨论，特别需要指出的是价值的概念是非常主观的。信息审计和信息需求评估等都是定义价值的非常有效的工具。   

3.2价值流 

对于信息管理而言，价值流可以看作是将信息传递给信息需求者的一系列过程和行动。这些行动和过程包括对信息收集、整理、处理、存储、传递与应用。实际上信息处理的全过程不会包含很多的流程和处理系统。为了达到减少浪费的目的，整合各环节是非常重要的，因为很多情况下这些环节都是自动处理的。此外，理解直接或间接的价值也非常重要，直接的价值可以直接让用户受益。间接的价值可以让企业的其他部门和用户受益，但是需要一个或多个用户履行相应的任务或程序使得价值能够流动。在价值流理论中，有很多的工具可以用于信息处理流程，例如信息价值流图就是识别和理解所有信息流(价值流)的基础。   

3.3流动 

精益思想中“流动”的概念就是创造价值的步骤必须流动起来。在信息处理活动中，单件流是非常罕见的，它只可能出现在传统的生产制造领域。就信息而言，目的是要确保信息有效地流动和最有价值的信息（适当、准确和最新）流动，即这些信息一旦产生（或被需求）就应该在第一时问传递给需求者。毫无疑问，信息管理要形成“价值流”的一个关键因素是完善的信息管理基础设施。只有这样才能自动及时地进行数据交换。除此之外，所有的信息处理过程和支持过程都必须在尽可能短的时间内进行，并尽可能地以最简单的方式来处理。另外一个非常重要的原则是尽量减少企业、部门、用户和供应商的重复、过时、不必要的信息和重复的行为。实现这一目标的核心就是业务流程再造和优化整个信息流程。   

3.4拉动 

精益思想中“拉动”的原则是制造者仅仅设计和提供顾客需求的产品或服务，并且仅在客户需求时提供。因此，在信息及其管理信息系统中，信息和额外的功能只有在需要和最终用户要求时执行。除此之外，为了实现用户拉动。企业内所有信息系统的界面、方法和程序都必须全部符合拉动的原则。实现“拉动”的核心就是：获取用户和企业的要求，建立统一的接口设计和高效的信息设计。   

3.5持续改进 

持续过程改进.包括定期评估信息管理体系、所有相关的基础设施和流程。定期的评估是非常重要的。如信息系统、法规、商务流程、物流流程都会随着时间而改变.改善的机会和浪费的程度也产生变化。除了定期评估，当采用新的或变更的信息系统和流程后，快速的应用支持和培训也是非常重要的，这可以有效地缩短从系统采用到全面实施和整合商务流程的时间。研究表明，用户经常会觉得新的或变更的系统和流程是一种时间的浪费，特别是当这种变革不能提供直接的价值时。另外，延长实施时间带来的浪费远远地大于对用户时问的浪费，因此尽量缩短这一时间是非常重要的。   

4、结语

目前，虽然存在大量的工具和方法用于改善信息管理的某一具体方面。但是一般性的方法或可以应用于信息管理及其本身的基本原则还很不完善。这与生产制造领域完善的一般方法和原则形成了鲜明对比。具体来说，精益思想的原则已经彻底改变了产品的制造和生产，当今处于领导地位的制造企业都通过精益思想进行了大量的改善。信息管理其实就是通过组织、再造等方式增加信息价值，然后通过交换、共享等方式传递给最终用户的过程，因此精益思想在信息管理领域也一定存在巨大的应用空间。 

  本文研究了信息管理中浪费定义和种类，总结了精益信息管理的基本原则。这些原则包括：价值、价值流、流动、拉动和持续改进5个关键因素。这些基本框架和浪费的概念提供了一个独特的、通用的方法来支持信息管理的过程和系统。这些原则的目的是通过持续改善，提高信息管理的效率、质量和管理的全过程。如同其在制造业的辉煌表现一样，精益思想在信息管理领域也能发挥巨大的作用：更好地开展核心活动、改善反馈活动和增强企业核心竞争力。

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