引言:疫情之下,很多企业感到了压力,开源节流对于企业是重要的手段,但“源”不一定好开,而“节流”则可以马上进行,尤其是对于那些还没有导入精益的企业,更应该抓紧推行精益,导入精益“改善周”,因为那里可能是一座遍地黄金的露天煤矿!
尽管“改善周”已经在很多推行精益的公司广泛应用了,但是很多人对“改善周”还有很多误解:
误解一:把“改善周”等同于过去的“质量月”、“安全月”的形式,是一种形式上的运动。
误解二:把每个月的某个周定为改善周,在这一周大家自行去改善,到时候和老板汇报改善的成绩。
误解三:每个周都要有改善项目,并及时总结汇报。
误解四:把项目分成几个周的工作量,每个周都去做一点工作。
……以上方式都不是真正的改善周,那么什么是改善周呢?
一、什么是“改善周”?
改善周在丰田叫做“自主研活动”,它是利用精益、质量以及其他各种科学管理方法等改善技术,结合PDCA, DMAIC改善思想和方法,对选定的目标或任务通过团队活动进行快速地改善来实现既定目标。
通常,一次改善周活动一般由5-7个全职脱岗团队成员组成,有指导老师培训和全程辅导,由项目组长组织在一周内完成项目,改善周是需要提前确定改善项目,列出计划,并做好改善周的策划的,一个改善周可以是几个项目,几个团队同时进行。 改善周不一定是非要5天,可以分为5天标准改善周和小型改善周,5天的改善周通常是比较大的项目,收益也更大,负责改善周的组长通常是层级较高的人员,而小型的改善周是针对小的项目,可以是3天、2天,组长是层级较低的人员,比如班长、组长等。 不过有的公司为了区分,改善周就是指标准的5天改善,其他3天或者2天的改善项目称为“小型项目改善”,这样更容易突出改善周的重要性和地位。
二、改善周的策划成功的“改善周”必须要有很好的策划:
1. 确定改善周的机制公司要建立把改善周作为精益管理的重要手段,确定改善周的方式、频次,比如对于较大规模企业,改善周的频次可以是每两个月一次;对于较小规模的企业,则可以定为一个季度一次,这个可以因企业而异。
2. 项目选定根据公司的战略要求以及组织目标、价值流问题识别以及财务等方面的情况,识别改善项目,最好能做成年度的计划。
改善周不一定是局限于精益方面的改善,可以是公司的战略规划、安全、精益改善、质量改善等方方面面。
3. 改善周组织架构改善周由指导老师,组长和改善周成员组成,人员数量控制在每个项目小组10人以下(5-7人最佳),依据项目的大小可做适当的增减。初期进行改善周的时候,指导老师要由外部专业顾问担任,负责改善周的理论培训,改善周套路和方法的指导以及对项目开展的方向和方法负责。
等大家熟悉了这种方式以后,可以选定内部老师进行担任,内部老师必须参加过改善周专业训练和改善周活动,并且成功主导至少两次以上的改善周;对改善周的改善范围和目标指出建议和意见;对改善周参与人员评价等。
改善周组长原则上是改善区域的负责人,要参加过改善周。组长负责改善周人员组织,活动期间改善成员管理,方案讨论及组织实施;对改善周参与人员评价;对改善周的成功与否负责等。 改善周参加人员必须是全职参与到改善周活动中,在人员确认时需要和参加人及主管领导说明并要求做好工作交接。同时人员的选择要尽量覆盖相关职能模块,同时要注意为后期“改善周”改善周培养人才。
三、改善周的实施流程
1. 改善周启动会
改善周启动时,总经理参加启动会,说明改善的重要性,既是仪式感又是改善文化的建设。
2. 每日进程管理。改善周实施必须严格按照改善周推进方法的要求进行,每天要有日程安排,项目输出,每天总结当天的结果,并和改善周的发起人和老师汇报成果。
方案要有头脑风暴及分享的过程,严禁不经讨论直接按照原有的方案直接组织实施。实施过程中要充分发挥各改善周成员的积极性,对于各改善周成员的意见和建议要给予正面积极地引导。 改善周原则上要完成项目的既定目标,那就要求具体措施和任务必须在改善周内完成。如果确实没有完成的,则需要制定30天行动计划并明确负责人和完成时间等。
改善周的最后一天,改善小组需要制作改善周总结报告。
3. 改善中的制度和纪律各改善周成员明确每天集合和解散的时间,原则上每日下班根据当日的项目任务确定,必须准时参加,必要时要加班完成当天工作。
4. 改善周中的后勤保障要准备好改善中需要的文具、纸张、办公用品等,有的改善周因为可能会邀请客户或者供应商,那还需要安排好通勤等事宜。
另外,可适当给改善周成员准备饮料、小零食等,项目结束后可安排一些庆祝活动。
四、改善周的实施时机“改善周”是很好,但并不是一开始就搞改善周,改善周的最佳实施时机,应该是团队掌握了基本的精益、质量工具甚至安全改善工具。比如价值流、流动、单元化布局、拉动、TPM、问题解决技巧等基本工具。
结束语:制造业的“三好生”丰田,在过去的80多年里,曾经经历过许多变化和挑战,二战期间的经营重创、亚洲金融危机、福岛核电站核泄漏、汽车在美国的召回事件等等,但是每次危机之后,丰田都能够化危为机,变得更加强大,不能不说,是丰田生产方式给丰田带来了足够的底气!
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